Frequently asked questions - Kurzanleitungen

Einige Fragen zur Bedienung von Programmen – v.a. von Office Produkten – sind mir in den letzten 10 Jahren immer wieder begegnet. Die häufigsten versuche ich hier aufzulisten und stichwortartig eine kleine Hilfestellung zu geben. Die Anleitungen richten sich an versiertere Benutzer, die bestimmte Einstellungsmöglichkeiten suchen.

Sollte sich in den Anleitungen irgendwo der Fehlerteufel eingeschlichen haben, oder Sie möchten Verbesserungsvorschläge machen etc. wenden Sie sich gerne per Mail an uns. 

Die Anwendung geschieht auf eigene Verantwortung.

Legende der verwendeten Symbole:

  • |Button oder Menüpunkt|
  • [Auswahlfeld mit Haken]
  • {Schiebeschalter}
  • „simpler Beschreibungstext, nicht anklickbar„
wenn Drucker im Netzwerk sichtbar für die Benutzer freigeschaltet sind
  • Windows Explorer öffnen (z.B. über Startmenü oder die Tastenkombination Windowstaste plus zusätzlich die Taste e)
  • |Netzwerk|
    (ggf. muss an dieser Stelle die Netzwerkerkennung eingeschaltet werden -> bitte fragen Sie Ihren Admin)
  • Server auswählen auf dem der entsprechende Drucker freigegeben ist
  • rechte Maustaste auf den entsprechenden Drucker –  |Drucker verbinden|

gültig für Windows 10

  • Start (Windows Logo unten links) – Zahnrad Symbol (Einstellungen)
  • |Geräte|
  • |Drucker & Scanner|
  • unter der Liste mit den installierten Druckern die Option [Windows verwaltet Standarddrucker] ausschalten
  • gewünschten Standarddrucker in der Liste anwählen
  • |Verwalten|
  • |Als Standard|

gültig für Excel 2013,  2016, 2019, 2021

  • Excel starten
  • Menü |Daten|
  • ganz links |externe Daten abrufen| –
    |aus Text|

im Verlauf des Imports müssen dann noch die entsprechenden Trennzeichen der csv-Datei (z.B. Tabstop, Komma, Semikolon) ausgewählt werden

gültig für Excel 2013,  2016, 2019, 2021

  • Excel starten und Datei öffnen
  • entsprechend zu sortierende Zellen und Spalten markieren
  • Menü |Daten|
  • |Sortieren|
  • falls die Überschriften der Tabelle mit markiert wurden:
    bitte oben rechts das Kästchen  [Daten haben Überschriften] anschalten
  • in |Spalte| kann die Spalte ausgewählt werden nach der zuerst sortiert werden soll
  • sollen noch zusätzliche Feinsortierungen vornehmen können mit |Ebene hinzufügen| weitere nachfolgende Sortierungen gewählt werden.
    (z.B. für diesen Verwendungszweck: erst nach Spalte A (Familienname) sortieren, dann nach Spalte B (Vorname)
  • |OK|

gültig für Excel 2013,  2016, 2019, 2021

Vorsicht: bei dieser Lösung werden Werte in der sensiblen Registry von Windows geändert. Bitte nur in Absprache mit einer Fachkraft durchführen

  • Registrierungseditor mit Adminrechten starten
  • in das Verzeichnis HKEY_CLASSES_ROOT\Excel.Sheet.12\shell\Open\command\ wechseln
  • im Wert Standard hinter den eingetragenen Pfad folgendes mit vorangehender Leertaste inkl. der Anführungszeichen ergänzen:  „%1“
  • selbiges für den Wert command durchführen (sofern vorhanden)
  • Verzeichnis wechseln zu HKEY_CLASSES_ROOT\Excel.Sheet.12\shell\Open\ddeexcec\
  • hier den Inhalt des Werts Standard mit ENTF oder rechter Maustaste löschen
  • für ältere Excel Dateien alles im folgendem Ordner wiederholen HKEY_CLASSES_ROOT\Excel.Sheet.8\shell\open\

Excel sollte danach einmal komplett geschlossen und neu geöffnet werden

https://www.wintotal.de/tipp/excel-dokumente-in-getrennten-excel-instanzen-oeffnen/

beim Empfang von PDF Anhängen die von ExchangeOnline Nutzern versendet wurden kann es passieren, dass Thunderbird Nutzer den Anhang als winmail.dat erhalten und nicht öffnen können. Eine kleine Änderung an den ExchangeOnline Einstellungen verhindert dieses Verhalten.
Gleichzeitig gibt es für den Thunderbird Empfänger aber auch die Möglichkeit ein AddOn für Thunderbird zu installieren (siehe Thunderbird | winmail.dat Anhänge öffnen)

  • Office365 Administrationsportal im Browser öffnen (office.com) und mit dem Office365 Administrator anmelden
  • |Admin|
  • „Admin Center“ |Exchange|
  • |E-Mail-Fluss|
  • |Remotedomänen|
  • |Default|
  • |Text und Zeichensatz bearbeiten|
  • „Rich-Text-Format verwenden“ auf [Nie] stellen
  • |speichern|

gültig für iOs 13, 14

  • |Einstellungen| – |Kalender|
  • recht weit unten findet man die Option |Standardkalender|

gültig für iOs 13, 14

  • |Einstellungen| – |Mail|
  • ganz unten Standard findet man die Option |Standardaccount|

gültig für iOs 13, 14

iPhones und iPads verweigern idR. eine Verbindung zu einem bekannten WLAN, wenn der Router/Accesspoint geändert wurde, auch wenn der WLAN-Name und das Passwort unverändert geblieben sind.
In diesem Fall muss das bekannte WLAN im iPhone/iPad einmal entfernt und dann neu verbunden werden:

  • |Einstellungen| – |WLAN|
  • rechts neben dem entsprechenden WLAN-Namen auf |i|
  • |Dieses Netzwerk ignorieren|
  • WLAN neu verbinden (das WLAN-Passwort muss einmal neu eingegeben werden)

Akkordeon Inhalt

Akkordeon Inhalt

erstellen (im Programm in dem der Textbaustein später genutzt werden soll – z.B. Outlook)

  • gewünschten Text schreiben & markieren
  • Tastenkombination Alt & F3
  • Namen vergeben (das ist auch das Kürzel mit dem der Text später aufgerufen wird) 
  • |OK|

einfügen

  • an der Stelle wo der Text eingefügt werden soll das vorher vergebene Namenskürzel schreiben, anschließend F3 drücken

verwalten

  • „Einfügen“ – Bereich „Text“ – |Schnellbausteine| – |Organizer für Bausteine|
  • |Eigenschaften bearbeiten|
  • |OK|

gültig für Outlook 2016, 2019, 2021

Outlook verwendet für die Autokorrektur zusätzlich zu fest eingestellten Änderungen auch Vorschläge aus dem Wörterbuch, was gerade bei der Benutzung mehrerer Sprachen lästig werden kann

  • Outlook öffnen
  • |Datei| – |Optionen|
  • |E-Mail|
  • Bereich „Nachrichten Verfassen“ –  |Editoroptionen|
  •  |Dokumentprüfung|
  • |AutoKorrektor-Optionen|
  • [Automatisch Vorschläge aus dem Wörterbuch verwenden] Haken rausnehmen
gültig für Outlook 2013, 2016, 2019, 2021

gültig für Outlook 2013, 2016, 2019, 2021

  • Outlook öffnen
  • |Neue E-Mail|
  • |Optionen|
  • dort kann oben in der Menüleiste im Bereich „Felder anzeigen“ der BCC-Button eingeschaltet werden

gültig für Outlook 2013, 2016, 2019, 2021

  • im Ordner |Gesendete Elemente| entsprechende Mail mit Doppelklick öffnen
  • Reiter |Nachricht|
  • Bereich „Verschieben“
  • kleines Icon |Weitere Verschiebeaktionen| mit Drop-Down Menü
  • |Diese Nachricht erneut senden|

gültig für Outlook 2013, 2016, 2019, 2021

  • Outlook öffnen
  • Menü |Ansicht|
  • rechts im Bereich „Layout“ befinden sich die Einstellungen für die Lesebereichsansichten

gültig für Outlook 2013, 2016, 2019, 2021

  • Outlook öffnen
  • Menü |Datei| – |Optionen|
  • |E-Mail|
  • Bereich „Antworten und Weiterleitungen“
  • [Antworten und Weiterleitungen in neuem Fenster öffnen]

gültig für Outlook 2013, 2016, 2019, 2021

  • Outlook öffnen
  • Menü |Ansicht|
  • links im Bereich „Aktuelle Ansicht“ |Ansichtseinstellungen|
  •  rechts neben dem Button |Filtern|  „Aus“ stehen, falls nicht:
  •  |Filtern| 
  • Reiter |Nachrichten| – überprüfen, dass in keinem Feld einen Suchbegriff eingetragen ist, falls doch Suchbegriff löschen
  • Reiter |Weitere Optionen| – alle Häkchen entfernen
  • Reiter |Erweitert| – alle Filterkriterien |entfernen|

gültig für Outlook 2016, 2019, 2021
Info: es dauert während dem Schreiben immer ein paar Worte bis Outlook einen Sprachwechsel erkennt

  • Outlook öffnen
  • Menübereich „Start“ – |neue Mail|
  • Menübereich „Überprüfen“ |Sprache|
  • |Spracheinstellungen|
  • |Sprache hinzufügen| 
  • entsprechende Sprache auswählen & |installieren|
  • Outlook muss für die Änderung danach komplett geschlossen & neu geöffnet werden

gültig für Outlook 2013, 2016, 2019, 2021

Einstellung öffnen:

  • Outlook öffnen 
  • Menü |Datei| – |Optionen|
  • |E-Mail| – |Signaturen|

Neue Signatur erstellen:

  • |Neu|
  • Signatur im unteren Feld eingeben
  • |Speichern|

Signatur ändern:

  • oben entsprechende Signatur auswählen
  • Signatur im unteren Feld ändern
  • |Speichern|

Weiteres:

  • rechts oben im Einstellungsfenster kann entsprechend ausgewählt werden, ob und welche Signaturen bei welchen eigenen E-Mail-Adressen automatisch angehängt werden sollen

gültig für Outlook 2013, 2016, 2019, 2021

wenn die Outlook Suchfunktion nicht alle Elemente findet ist meistens die sogenannte Indexierung verantwortlich, sie hat die Aufgabe Mails schneller…………

Lösungsweg 1:

Index neu erstellen
 (Vorsicht, der Vorgang kann je nach Postfachgröße einige Stunden dauern, währenddessen kann die Outlook Suche nicht  zuverlässig benutzt werden, Outlook selbst bleibt aber einsatzfähig)

  • Outlook öffnen 
  • mit der Maus in das Suchfeld klicken
  • Reiter |Suchen|
  • |Suchtools| –  |Suchoptionen|
  • |Indizierungsoptionen|
  • |Erweitert|
  • |Neu erstellen|

Lösungsweg 2:

Indizierung für Outlook ausschalten
(führt dazu, dass die Suchergebnisse erst nach vollständiger Durchsuchung angezeigt werden, die Suche dauert somit gefühlt länger ist dafür aber immer zuverlässig) 

  • Outlook öffnen 
  • mit der Maus in das Suchfeld klicken
  • Reiter |Suchen|
  • |Suchtools| – |Suchoptionen|
  • |Indizierungsoptionen|
  • |Ändern|
  • bei [Microsoft Outlook] den Haken entfernen
  • |OK|

gültig für Outlook 2013, 2016, 2019, 2021

  • Outlook öffnen
  • Reiter|Ansicht|
  • im Bereich „Nachrichten“  \ [Als Unterhaltungen anzeigen]

gültig für Outlook 2013, 2016, 2019, 2021

  • Outlook öffnen
  • entsprechende Mail öffnen (Doppelklick, Mail öffnet sich in eigenem Fenster)
  • im Bereich „Antworten“ – |Weitere| – |Als Anlage weiterleiten|

beim Empfang von PDF Anhängen die von ExchangeOnline Nutzern versendet wurden kann es passieren, dass Thunderbird Nutzer den Anhang als winmail.dat erhalten und nicht öffnen können. Es existiert ein  AddOn (Link unten) für Thunderbird um diesem zu ermöglichen die Anhänge zu öffnen. Idealerweise sollte auch der Absender eine kleine Änderung an seinen ExchangeOnline Einstellungen vornehmen (siehe ExchangeOnline | winmail.dat Anhänge)

die folgenden Einstellungen sind lediglich Empfehlungen, je nach eingesetzter Software und Benutzung muss individuell entschieden werden, welche Einstellungen für den jeweiligen PC sinnvoll sind

  • Start (Windows Logo unten links) \ Zahnrad Symbol (Einstellungen)
  • |Datenschutz|
  • Optionen im Bereich |Allgemein|:
    „Apps erlauben, die Werbe ID…“ : {Aus}
    „Websites den Zugriff auf die eigene Sprachliste gestatten…“ : {Aus}
    „Windows erlauben, das Starten von Apps nachzuverfolgen…“ {Aus}
  • Optionen im Bereich |Spracherkennung, …“ :
    wenn die Spracherkennung nicht genutzt wird kann sie hier ausgeschaltet werden
  • Optionen im Bereich |Diagnose und Feedback“ :
    „Einfach“
    „Freihand- und… “ : {Aus} (wenn keine Spracheingabe oder Stift benutzt wird) 
    „Individuelle Benutzererfahrung“: {Aus}
    „Feedbackhäufigkeit“: {Nie}
  • Optionen im Bereich |Aktivitätsverlauf| :
    wenn nicht mehrere Windows 10 Geräte eingesetzt werden, die sich z.B. per Microsoft Cloud synchronisieren sollen können die folgenden Funktionen abgeschaltet werden:
    [Windows meine Aktivitäten auf diesem PC sammeln lassen][Windows meine Aktivitäten auf diesem PC mit der Cloud synchronisieren lassen]
  • Optionen im Bereich |Position| :
    |Ändern|
    alternativ kann im unteren Bereich auch die Positionserkennung für bestimmte Apps ein- oder ausgeschaltet werden
  • Optionen im Bereich |Kamera| :
    im unteren Bereich des Fensters kann der Kamerazugriff für bestimmte Apps ein- oder ausgeschaltet werden
  • Optionen im Bereich |Mikrofon| :
    im unteren Bereich des Fensters kann der Mikrofonzugriff für bestimmte Apps ein- oder ausgeschaltet werden
  • Optionen im Bereich |Benachrichtigungen| :
    auswählbar welche App die Benachrichtungsfunktion nutzen darf, alternativ kann die Funktion ganz ausgeschaltet werden
  •  Optionen im Bereich |Kontoinformationen| :
    „Zugriff auf Ihre Kontoinformationen durch Apps zulassen“ (bezieht sich auf Ihr Microsoft-Konto): „Aus“
  • Optionen in den Bereichen |Kontakte| , |Kalender| , |Anrufliste| , |E-Mail| , |Aufgaben| , |Messaging| , |Funktechnik|, |Weitere Geräte|, |Hintergrund-Apps|
    auswählbar welche App Zugriff auf die entsprechenden Windows-Funktionen haben darf (einige der Funktionen sind z.B. sinnvoll für E-Mail-Programme)
  • Optionen im Bereich |App-Diagnose| :
    „Apps den Zugriff auf Diagnoseinformationen erlauben“ : {Aus}
  •  Optionen im Bereich |Automatische Dateidownloads| :
  • Optionen im Bereich |Dokumente| :
    „Apps den Zugriff auf Ihre Dokumentbibliothek erlauben“ : {Aus}
  • Optionen im Bereich |Bilder| :
    „Apps den Zugriff auf Ihre Bildbibliothek erlauben“ : {Aus}
  • Optionen im Bereich |Videos| :
    „Apps den Zugriff auf Ihre Videobibliothek erlauben! : {Aus}
  • Optionen im Bereich |Dateisystem| :
    „Zulassen, dass Apps auf Ihr Dateisystem zugreifen“ : {Aus}
 
  • Start (Windows Logo unten links) \ Zahnrad Symbol (Einstellungen)
  • |Konten| |Einstellungen synchronisieren| :
    „Synchronisierungseinstellungen“ : {Aus}

Akkordeon Inhalt

hier ein paar der gängigsten Tastenkombinationen in Windows (Ctrl und Strg bezeichnen dieselbe Taste, ff. Ctrl)

  • kopieren – Ctrl & c (Merkhilfe: copy)
  • ausschneiden – Ctrl & x
  • einfügen – Ctrl & v

     

  • drucken – Ctrl & p (Merkhilfe: print)

     

  • suchen – Ctrl & f (Merkhilfe: find)

     

  • PC sperren Windows-Taste & l (Merkhilfe: lock)
  • zum Desktop zurück – Windows-Taste & d (Merkhilfe: desktop)

  • Windows Explorer – Windows-Taste & e (Merkhilfe: explorer)

gültig für Word 2013, 2016, 2019, 2021

  • Word öffnen
  • Menü |Datei| – |Optionen|
  • |Dokumentprüfung|
  • |AutoKorrektur-Optionen…|
  •  Reiter |Autoformat während der Eingabe|
  • Optionen
    [Automatische Aufzählung]
    [Automatische Nummerierung]

gültig für Word 2013, 2016, 2019, 2021

  • Word öffnen
  • Menü |Datei| – |Optionen|
  • |Dokumentprüfung|
  • |AutoKorrektur-Optionen…|
  • Optionen
    [ZWei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren]
    [Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen]
    [Jede Tabellenzelle mit einem Großbuchstaben beginnen]